Vergebener Auftrag
Wartung und Pflege der Fachapplikation OctowareTN VGSt3-Z42-2026-0013
| Vertragspartei und Dienstleister | |
| Beschaffer | Offizielle Bezeichnung: Landeshauptstadt München, IT@M-BO4, Vergabemanagement Identifikationsnummer: Leitweg-ID: 09162 000-40 Internet-Adresse (URL): https://vergabe.muenchen.de/ Postanschrift: Agnes-Pockels-Bogen 33 Postleitzahl / Ort: 80992 München NUTS-3-Code: DE212 Land: Deutschland E-Mail: itm.vergabe@muenchen.de Telefon: 000 Art des öffentlichen Auftraggebers: Kommunalbehörden Haupttätigkeiten des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung Beschafferprofil (URL): https://vergabe.muenchen.de/ |
| Federführendes Mitglied: Ja Zentrale Beschaffungsstelle, die öffentliche Aufträge oder Rahmenvereinbarungen im Zusammenhang mit für andere Beschaffer bestimmten Bauleistungen, Lieferungen oder Dienstleistungen vergibt/abschließt: Nein Zentrale Beschaffungsstelle, die für andere Beschaffer bestimmte Lieferungen und/oder Dienstleistungen erwirbt: Nein |
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| Verfahren | |
| Zweck | |
| Rechtsgrundlage | Richtlinie 2014/24/EU |
| Beschreibung | Interne Kennung: VGSt3-Z42-2026-0013 Titel: Wartung und Pflege der Fachapplikation OctowareTN Beschreibung: Gegenstand des Vergabeverfahrens ist die Verlängerung der Wartung und Pflege der bereits im Einsatz befindlichen Software OctowareTN um weitere 4 Jahre. Zudem sollen jeweils ein optionales Kontingent von ca. 125 Lizenzen und von Unterstützungsleistungen i. H. v. 75 Personentagen (PT) pro Jahr Bestandteil der neu abzuschließenden Vereinbarung sein. Art des Auftrags: Lieferungen |
| Umfang der Auftragsvergabe | Geschätzter Wert ohne MwSt. (in Euro): 975.000,00 EUR Höchstwert der Rahmenvereinbarung ohne MwSt. (in Euro): 1.462.500,00 EUR |
| Hauptklassifizierung (CPV-Code) | |
| CPV-Code Hauptteil: 48000000-8 | |
| Weitere CPV-Code Hauptteile: 48000000-8 |
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| Erfüllungsort |
Postleitzahl / Ort: Stadtgebiet München München NUTS-3-Code: DE212 Land: Deutschland |
| Bedingungen für die Einreichung eines Angebots | |
| Grenzübergreifende Rechtsvorschriften | |
| Einzelheiten zum Verfahrenstyp | |
| Verfahrensart | Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb |
| Direktvergabe | Begründung der Direktvergabe: Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden, da aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist Sonstige Begründung: OctowareTN wurde im Rahmen einer europaweiten Ausschreibung bei der easy-soft GmbH Dresden beschafft und ein zugrunde liegender EVB-IT Systemlieferungsvertrag abgeschlossen. Mit der Anwendung vollziehen ca. 400 Anwender*innen die Aufgaben des öffentlichen Gesundheitsdienstes nach GDG und IfSG (u.a. Infektionsschutz, Schutzimpfungen, Jugend- und Zahngesundheit, Medizinalaufsicht, Kommunalhygiene) und verarbeiten dabei äußerst sensible Gesundheits- und Sozialdaten. Die Module sind stark verzahnt, nutzen gemeinsame Stammdaten, sind über zahlreiche Schnittstellen (z.B. SAP, DEMIS, Formularserver, Telematik-Infrastruktur) integriert und enthalten DMS-Funktionen, sodass wesentliche Teile der medizinischen Dokumentation ausschließlich digital in OctowareTN geführt werden. Der AG hatte sich aus Gründen des Investitionsschutzes, der Wirtschaftlichkeit und aufgrund einer Vielzahl von Risiken (z.B. Betrieb, Datenhaltung und Datenmigration, Schnittstellen, Interoperabilität, Gefährdung der Gefahrenabwehr im Infektionsschutz, Schädigung der Reputation der LHM) entschieden, die seit mehreren Jahren im Einsatz befindliche und nach den Vorgaben des AG angepasste Fachapplikation weiter zu betreiben, zu pflegen und weiterzuentwickeln, auch mit Erwerb zusätzlicher Lizenzen. Ein Betrieb ohne Pflegevertrag wäre nicht möglich gewesen, da die Software fortlaufend an gesetzliche Änderungen (insbesondere Meldepflichten nach dem IfSG) angepasst werden muss und jede Anpassung einen Eingriff in den Quellcode erfordert. Die easy-soft GmbH Dresden ist die alleinige Inhaberin des Quellcodes und der Nutzungsrechte, und in Folge dessen als Einzige zur Modifikation der im Einsatz befindlichen Fachapplikation berechtigt. Darüber hinaus konnten Lizenzen und Dienstleistungen zu OctowareTN ausschließlich bei ihr bezogen werden. Die Leistungen für Wartung, Pflege und Weiterentwicklung sowie zusätzliche Lizenzen und Module konnten daher nicht gesondert auf dem freien Markt bezogen werden. Der AG hatte den Markt geprüft und alternative Szenarien bewertet. Vorliegend existierte keine andere Lösung, welche die fachlichen Anforderungen des AG erfüllt hätte. Eine vollständige Ablösung durch eine andere Standardsoftware hätte wesentlich höhere Gesamtkosten verursacht, gegenüber der Weiterführung des bestehenden Systems, sodass dies keine wirtschaftliche Alternative Dargestellt hätte. Bei einem Produktwechsel wären zudem ein Parallelbetrieb, eine komplexe Datenmigration mit Gefahr von Datenverlust sowie die Neuanbindung sämtlicher Schnittstellen erforderlich gewesen, wodurch ein interoperables Arbeiten nicht mehr gewährleistet gewesen wäre. Störungen hätten unmittelbare Auswirkungen auf die Bürger*innen gehabt, z.B. auf Infektionsschutzmeldungen, jährlich über 14.000 Gesundheitsuntersuchungen zur Einschulung oder die Trinkwasserüberwachung. Ein Parallelbetrieb mehrerer Anwendungen für einzelne Teilfachlichkeiten wäre aus Gründen der Interoperabilität ebenfalls nicht vertretbar gewesen. Die LHM hatte angesichts der Personalengpässe und der Haushaltskonsolidierung zudem nicht die Ressourcen für eine Neubeschaffung und Einführung. Der komplette Austausch der modulweise eingeführten Fachapplikation war weder vergaberechtlich geschuldet (Investitionsschutz) noch sinnvoll oder geplant. Da fachliche Gründe vorlagen (Leistungsbestimmungsrecht) und der Abschluss des Vertrags mit der easy-soft GmbH Dresden im Vergleich zu einem kompletten Austausch (Ersatzlösung) wirtschaftlich vorteilhafter war, wurden die genannten Alternativen im Interesse des Investitionsschutzes und der Ausschließlichkeitsrechte des derzeitigen Vertragspartners, sowie im Hinblick auf die mit diesen Alternativen verbundenen Risiken, als nicht realisierbar eingeschätzt. Aus der Gesamtschau der obenstehenden Ausführungen wird deutlich, dass kein anderes Unternehmen eine vernünftige Alternative im Sinne des § 14 Abs. 6 VgV anbieten/leisten hätte können. Aufgrund der geschilderten Tatsachen lagen die Voraussetzungen des § 14 Abs. 4 Nr. 2 lit. b und c VgV vor. Es wurde daher, die Leistung ohne vorherige Bekanntmachung eines Aufrufs zum Wettbewerb direkt an die Firma easy-soft GmbH Dresden vergeben. |
| Einstellung des Wettbewerbs | Der Aufruf zum Wettbewerb ist beendet: Nein |
| Zusätzliche Informationen | |
| Beschaffungsinformationen (allgemein) | |
| Vergabeverfahren | |
| Frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren (Vorinformation, ...) | Kennung der vorherigen Bekanntmachung: 664204-2026 |
| Bedingungen der Auktion | Es wird eine elektronische Auktion durchgeführt: Nein |
| Auftragsvergabeverfahren | Rahmenvereinbarung geschlossen: Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb |
| Angaben zum dynamischen Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem | |
| Organisation, die zusätzliche Informationen bereitstellt | oben genannte Kontaktstelle |
| Überprüfung | |
| Fristen für Nachprüfungsverfahren | Informationen über die Überprüfungsfristen: Die Unwirksamkeit des öffentlichen Auftrags kann gem. § 135 Abs. 2 Satz 2 GWB nur innerhalb von 30 Kalendertagen nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union in einem Nachprüfungsverfahren geltend gemacht werden. Zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen vor Auftragsvergabe wird auf die Auftragsbekanntmachung verwiesen. |
| Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren | Offizielle Bezeichnung: Regierung von Oberbayern, Vergabekammer Südbayern Identifikationsnummer: DE 811 335 517 Internet-Adresse (URL): https://www.regierung.oberbayern.bayern.de/ueber_uns/zentralezustaendigkeiten/vergabekammer-suedbayern/ Postleitzahl / Ort: 80534 München NUTS-3-Code: DE212 Land: Deutschland E-Mail: vergabekammer.suedbayern@reg-ob.bayern.de Telefon: +49 8921762411 Fax.: +49 8921762847 |
| Organisation, die Nachprüfungsinformationen bereitstellt | |
| Schlichtungsstelle | |
| Beschaffungsinformationen (speziell) | |
| Vergabeverfahren | |
| Beschreibung der Beschaffung | Beschreibung: Für die bereits im Einsatz befindende Software "Octoware TN" wurde der bestehende EVB-IT Systemlieferungsvertrag durch die 4. Änderungsvereinbarung um vier Jahre verlängert. Dies beinhaltet die Fortschreibung der Pflege- und Wartungsleistungen, die Anpassung der Pflegepauschale und jeweils ein optionales Kontingent von ca. 125 Lizenzen und von Unterstützungsleistungen i. H. V. 75 PT pro Jahr. Es wurde eine Rahmenvereinbarung abgeschlossen. Der Schätzwert beträgt hierbei 975.000,00 € netto, der maximale Höchstwert 1.462.500,00 € netto. |
| Umfang der Auftragsvergabe | Geschätzter Wert ohne MwSt. (in Euro): 975.000,00 EUR |
| Art der Auftragsvergabe | Art der strategischen Beschaffung: |
| Erfüllungsort | |
| Geschätzte Laufzeit | Laufzeit in Monaten: 48 |
| Verlängerungen und Optionen | Beschreibung der Optionen: - Kontingent von ca. 125 Lizenzen - Unterstützungsleistungen während der Vertragslaufzeit i. H. v. 75 Personenstunden pro Jahr |
| Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen | Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: Ja |
| Verwendung von EU-Mitteln | Die Auftragsvergabe wird zumindest teilweise aus Mitteln der Europäischen Union finanziert: Nein |
| Informationen über die Rahmenvereinbarung | Höchstwert der Rahmenvereinbarung ohne MwSt. (in Euro): 1.462.500,00 EUR |
| Zusätzliche Informationen | Zusätzliche Informationen: Die Angabe der Bedarfe gemäß Vergabeunterlagen wurde aufgrund der aktuell vorliegenden Bedarfslage getroffen und begründet keine Abnahmeverpflichtung gegenüber dem Auftragnehmer. Das dargestellte Mengengerüst beruht auf realistischen Bedarfsschätzungen des Auftraggebers und berücksichtigt die Planungen zum aktuellen Stand. |
| Bedingungen für die Einreichung eines Angebots | |
| Zuschlagskriterien |
Preis, Beschreibung: Preis, Gewichtung: 100,00 |
| Informationen über die Anwendbarkeit von FSR | Verordnung zu ausländischen Subventionen: nein |
| Informationen über die Anwendbarkeit von EED | EED anwendbar: Nein |
| Informationen zur Richtlinie über saubere Fahrzeuge | Die Auftragsvergabe fällt in den Anwendungsbereich der Richtlinie 2009/33/EG des Europäischen Parlaments und des Rates (Richtlinie zur Förderung sauberer Fahrzeuge - CVD): Nein |
| Ergebnis | |
| Höchstwert der Rahmenvereinbarungen in dieser Bekanntmachung ohne MwSt. (in Euro): 1.462.500,00 | |
| Ergebnisse der Beschaffung | |
| Zuschlagsstatus | |
| Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt | |
| Eingegangene Einreichungen - Statistik | |
| Anzahl der eingegangenen Angebote: 1 | |
| Anzahl der eingegangenen Angebote von KMU: 1 | |
| Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus anderen EU-Mitgliedstaaten: 0 | |
| Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus Nicht-EU-Mitgliedstaaten: 0 | |
| Anzahl der elektronisch eingegangenen Angebote: 1 | |
| Losergebnistechniken |
Höchstwert der Rahmenvereinbarung ohne MwSt. (in Euro): 1.462.500,00 |
| Gewinner 1 | |
| Bieter | Offizielle Bezeichnung: easy-soft GmbH Dresden |
| Vergabe von Unteraufträgen | Vergabe von Unteraufträgen: Nein |
| Auftrag | Datum des Vertragsabschlusses: 09.10.2026 |
| Bieter | |
| Offizielle Bezeichnung: easy-soft GmbH Dresden Identifikationsnummer (Umsatzsteuer-ID): DE140206118 Postanschrift: Fetscherstraße 32/34 Postleitzahl / Ort: 01307 Dresden NUTS-3-Code: DED21 Land: Deutschland Unternehmensgröße: Kleines Unternehmen Der Gewinner ist börsennotiert: Nein | |